Sistem Manajemen Mutu

continuous-improvement1Sistem manajemen mutu memiliki definisi yaitu sebagai suatu sistem untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu disamping itu juga berguna sebagai suatu sistem manajemen untuk menetapkan kebijakan dan sasaran serta untuk mencapai sasaran itu. Terdapat persyaratan umum yang harus diperhatikan oleh suatu organisasi dalam sistem manajemen mutu yaitu :

  1. Menetapkan sistem manajemen mutu
  2. Mendokumentasikan sistem manajemen mutu
  3. Mengimplementasikan sistem manajemen mutu
  4. Memelihara sistem manajemen mutu dan

Ke empat elemen ini harus selalu diperhatikan dan terus menerus melakukan perbaikan guna keefektifannya.

Adapun fungsi dari manajemen dalam sistem manajemen mutu yaitu berupa POAC (Planning, Organizing, Actuating dan Controlling)

  1. Planning, atau proses perencanaan adalah proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi.
  2. Organizing, atau dalam bahasa Indonesia perorganiasasian merupakan proses menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi
  3. Actuating,atau pelaksanaan dan implementasi, perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas dan kerjasama. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Kecuali memang ada hal-hal khusus sehingga perlu dilakukan penyesuian. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.
  4. Controlling, proses pengawasan dan pengendalian adalah proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.

Kesimpulan yang bisa kita ambil dari kegiatan manajemen dengan cara POAC adalah bagaimana cara kita melakukan manajemen diri dan perusahaan tidak hanya mengatur kebijakan-kebijakan tertentu saja dan bahwa kegiatan manajemen ini tidak skedar berupa pengaturan semata namun diikuti dari awalnya adalah pembuatan rencana, pengorganisasian kegiatan, pelaksanaan kegiatan dan terakhir pengawasan dan pengevaluasian kegiatan.

 Persyaratan Umum

Suatu sistem manajemen mutu memiliki suatu persyaratan umum yang ditujukan bagi tiap organisasi yaitu Organisasi harus :

  1. Mengetahui proses yang diperlukan dan penerapannya di seluruh organisasi
  2. Menetapkan urutan dan interaksi proses
  3. Menetapkan kriteria dan metode untuk memastikan pelaksanaan dan kendali proses efektif
  4. Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi untuk pelaksanaan dan kendali proses
  5. Memantau, mengukur dan menganalisis suatu proses
  6. Mengambil tindakan yang diperlukan untuk mencapai rencana dan perbaikan berkesinambungan dari proses

Selain persyaratan umum diatas ada pula persyaratan lain yaitu menyerahkan proses yang dapat mempengaruhi kesesuaian produk kepada pihak ke tiga dimana organisasi harus memastikan adanya kendali pada proses tersebut dan kendali ini harus ditujukan kepada sistem manajemen mutu.

Contoh:

Adanya kesepakatan tingkat pelayanan yang mencakup kriteria – kriteria dan tingkat pelayanan yang disepakati bersama. Pemantauan dari pelaksanaan ini dapat dilakukan secara berkala. Seperti halnya dalam pembuatan vendor pelabuhan diserahkan kepada pihak ketiga dan kita selaku pihak pertama cukup memantau serta mengontrol kegiatan agar terlaksana sesuai dengan kriteria yang kita harapkan.

Posted on Maret 21, 2014, in KEPELABUHANAN and tagged , . Bookmark the permalink. Tinggalkan komentar.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: